Organizacja konferencji to nie lada wyczyn. Musisz bowiem skoncentrować się na wielu różnych rzeczach. Jedną z najważniejszych części procesu planowania jest znalezienie prelegentów. Zobacz, na co warto jeszcze zwrócić uwagę przy organizacji takiego eventu.
Zorganizuj zespół
Znajdź zespół, który wesprze Cię przy organizacji konferencji. Zdecyduj, w jaki sposób będziecie się regularnie komunikować. Ponadto przygotuj listę kontrolną z rozsądnym harmonogramem:
- cel wydarzenia,
- grupa docelowa,
- data i czas trwania,
- ogólny temat,
- struktura konferencji,
- elementy kształcenia ustawicznego (jeśli istnieją),
- wystawcy (jeśli są),
- materiały promocyjne,
- opłata za rejestrację.
Kiedy jesteś organizatorem, musisz myśleć o wielu rzeczach jednocześnie. Nawet perfekcjoniści mogą zapomnieć o kilku kwestiach. Dlatego przygotuj wspomnianą wcześniej listę kontrolną. Pozwala uniknąć przykrych niespodzianek. Nie wstydź się wcześniej zapytać prelegentów, czego będą potrzebować. Sprawdź kilka dni przed konferencją, czy wszystkie punkty na liście są już odznaczone.
Wybierz datę i miejsce
Zanim wyślesz zaproszenie na konferencję, zastanów się dokładnie nad wybraną datą. Ważne jest, by zaoferować przedział czasowy, który będzie odpowiedni dla wszystkich gości. Zwróć uwagę na to, by Twoja data nie kolidowała z innymi wydarzeniami. W przeciwnym razie istnieje duże ryzyko, że część osób zrezygnuje z Twojej konferencji. Sprawdź też, kiedy odbywają się coroczne eventy.
Jeśli wybrałeś już konkretną datę, zastanów się, gdzie chcesz zorganizować swoje wydarzenie. Pamiętaj, że lokalizacja jest kluczowa. Nie chodzi tylko o prelegentów i networking. Chodzi o całe doświadczenie. Jakie było jedzenie? Co jeszcze robiłeś? Czy widziałeś jakieś zabytki podczas wizyty w mieście? To tylko kilka rzeczy, o których uczestnicy będą pamiętać i rozmawiać. Dlatego, jeśli chcesz, by dobrze się bawili, zadbaj też o inne atrakcje.
Wymyśl temat
Konferencje powinny być skoncentrowane wokół tematu. Pozwala ujednolicić Twoje pomysły, przyciągnąć doświadczonych prelegentów oraz pozyskać sponsorów. Pomoże też wymyślić hasło. Wybierz coś prostego, mocnego i konkretnego.
Znajdź prelegentów
Zastanów się, kto ma zabrać głos podczas konferencji. Czy chcesz zaprosić prelegentów z zewnątrz, czy skupić się tylko na doświadczonych pracownikach firmy. Pamiętaj, by z dużym wyprzedzeniem zarezerwować mówców. Po pierwsze dlatego, że konkurencja nie śpi. Po drugie, powinni mieć wystarczająco dużo czasu na to, by przygotować prezentację.
Czy dostarczysz korporacyjny szablon PowerPoint, czy też zewnętrzni prelegenci muszą skorzystać z własnego wzoru? Upewnij się, że wszyscy dokładnie wiedzą, jakie są wymagania i terminy przesyłania prezentacji. Pamiętaj, że wielu mówców będzie pracować nad slajdami dzień przed eventem, dlatego, sprecyzuj, kiedy trzeba przesłać materiały.
Pomyśl o sprzęcie multimedialnym
Zastanów się, jakiego sprzętu potrzebujesz na Twoją konferencję. Czy będziesz transmitować ją na żywo? Czy planujesz opublikować wzmianki o wydarzeniu w mediach społecznościowych? Upewnij się, że centrum konferencyjne dysponuje odpowiednim sprzętem.
